Een offerte is jouw aanbod aan een klant, een opdrachtbevestiging is het schriftelijke bewijs dat de klant dat aanbod heeft aanvaard en dat jij de opdracht ook echt gaat uitvoeren. Bij een project van €5.000 exclusief btw gaat het om €6.050 inclusief 21 procent btw. Met zulke bedragen is het slim om beide documenten netjes te gebruiken, zodat later niemand kan zeggen dat er iets anders was afgesproken.
Wat staat er in een offerte?
Een offerte beschrijft wat je levert, wat het kost en onder welke voorwaarden. Bij een project van €5.000 horen daar in elk geval de volgende punten in:
- een duidelijke omschrijving van het werk en wat er niet onder valt;
- de prijs exclusief btw en het btw-bedrag apart vermeld;
- de planning, bijvoorbeeld start- en opleverdatum;
- de betaalvoorwaarden en de geldigheidsduur van het aanbod;
- de verwijzing naar je algemene voorwaarden.
Een offerte is een aanbod. Zolang de klant niet reageert, ben je meestal alleen gebonden aan de termijn die je zelf hebt genoemd, bijvoorbeeld 30 dagen. Staat er geen termijn in, dan moet de klant binnen een redelijke tijd antwoorden.
Wat doet een opdrachtbevestiging?
Zodra de klant ja zegt, is er in principe al een overeenkomst, ook mondeling of per mail. De opdrachtbevestiging legt die afspraken vast. Je stuurt haar na akkoord op de offerte, met daarin het akkoord, de definitieve prijs en de afgesproken uitvoering. Zo heb je zwart op wit wat is overeengekomen, en dat is voor jou en de klant prettig als er een discussie ontstaat.
In veel gevallen is de ondertekende offerte zelf al de opdrachtbevestiging. Wijkt de opdracht na een gesprek af van de offerte, dan stuur je een aparte bevestiging met de wijzigingen. Zo voorkom je misverstanden over extra werk of een andere prijs.
Een rekenvoorbeeld voor €5.000
Stel je levert een project van €5.000 exclusief btw. Daarover komt 21 procent btw, €1.050, waardoor de klant €6.050 betaalt. Spreek je een aanbetaling van 30 procent af, dan is dat €1.500 exclusief btw, ofwel €1.815 inclusief btw. Het restant van €3.500 exclusief btw factureer je bij oplevering. Leg dit schema vast in zowel de offerte als de opdrachtbevestiging, zodat de klant weet wat hij wanneer moet betalen.
Wat is het juridische verschil?
Voor de overeenkomst maakt het vaak niet uit dat het document 'opdrachtbevestiging' heet: wat telt is dat er over de kern overeenstemming is. Het verschil zit vooral in bewijs en duidelijkheid. De offerte toont wat je hebt aangeboden, de bevestiging toont wat daadwerkelijk is afgesproken. Als de klant later zegt dat hij iets anders verwachtte, kun je met die twee documenten laten zien wat er is overeengekomen.
Zorg dat je algemene voorwaarden al bij de offerte worden meegestuurd. Alleen dan kun je er later een beroep op doen, omdat de klant ze dan op het moment van akkoord kende.
Zo pak je het praktisch aan
Gebruik een vaste offertesjabloon en zet er een duidelijke 'akkoordregel' onder waarmee de klant kan bevestigen. Stuur na akkoord binnen een paar dagen een korte opdrachtbevestiging met de start- en opleverdatum. Bewaar beide documenten samen met de mailwisseling in je administratie. Dat kost weinig tijd en geeft je bij een project van €5.000 de zekerheid dat je werk wordt betaald zoals afgesproken.
