Een begroting voor volgend jaar maak je in vier stappen: je kijkt terug naar de cijfers van dit jaar, je bepaalt je doelen, je schat je omzet in en je zet daar al je verwachte kosten tegenover. Het resultaat is een overzicht dat laat zien of je plannen financieel haalbaar zijn. Het mooiste moment om daarmee te beginnen is het najaar. Je hebt dan genoeg cijfers van het lopende jaar en nog tijd om bij te sturen voordat het nieuwe jaar begint.
Waarom zou je als ondernemer een jaarbegroting maken?
Een begroting dwingt je om vooruit te denken. In plaats van achteraf te zien hoe het jaar is gelopen, leg je vooraf vast wat je verwacht en wat je wilt bereiken. Dat helpt bij beslissingen die je anders op gevoel neemt, zoals het aannemen van personeel, een investering in apparatuur of het verhogen van je prijzen.
Daarnaast is een begroting handig als je met externe partijen praat. Een bank of andere financier wil meestal zien hoe je de toekomst inschat. Op de site van de KVK lees je meer over hoe je je financiële plannen onderbouwt richting financiers.
Welke cijfers heb je nodig als vertrekpunt?
Begin bij wat je al weet. Haal uit je boekhouding de omzet en kosten van het lopende jaar en, als je die hebt, van het jaar daarvoor. Kijk niet alleen naar totalen, maar ook naar het verloop per maand. Zo zie je of je bedrijf seizoensinvloeden heeft.
Handige gegevens om bij de hand te hebben:
- omzet per maand en per product of dienst;
- vaste kosten, zoals huur, verzekeringen, abonnementen en software;
- variabele kosten, zoals inkoop, materiaal en verzendkosten;
- bestaande verplichtingen, zoals leningen en leasecontracten;
- bekende prijswijzigingen van leveranciers voor volgend jaar.
Heb je net je bedrijf gestart en ontbreken historische cijfers, dan baseer je je schattingen op marktonderzoek, offertes en gesprekken met potentiële klanten. Algemene cijfers over branches en de economie vind je bij het CBS.
Hoe maak je een realistische omzetprognose?
De omzetprognose is het lastigste onderdeel, omdat je hier echt moet voorspellen. Bouw die daarom op vanuit concrete onderdelen in plaats van één totaalbedrag te noemen. Hoeveel klanten verwacht je, hoe vaak kopen ze en wat besteden ze gemiddeld? Of, als je per uur werkt: hoeveel declarabele uren kun je realistisch maken en tegen welk tarief?
Maak bij voorkeur drie varianten: een voorzichtig scenario, een verwacht scenario en een optimistisch scenario. Baseer je kostenplanning vooral op het voorzichtige of verwachte scenario. Zo kom je niet in de problemen als de omzet tegenvalt, en heb je een plan klaar als het beter loopt dan gedacht.
Vergeet ook de factoren buiten je eigen bedrijf niet. Verliest een grote klant mogelijk een opdracht, stijgen de prijzen in je branche of komt er een concurrent bij in je regio? Schrijf je belangrijkste aannames expliciet op naast de cijfers. Als de werkelijkheid later afwijkt, zie je dan snel welke aanname niet klopte.
Welke kosten vergeten ondernemers vaak in hun begroting?
De grote kostenposten staan meestal wel in de begroting. Het gaat vaker mis bij posten die onregelmatig terugkomen of die je pas merkt als de rekening binnenkomt. Denk aan:
- vervanging van laptops, telefoons of machines;
- jaarlijkse abonnementen en licenties die in één keer worden afgeschreven;
- kosten voor je boekhouder of accountant;
- opleidingen en vakliteratuur;
- marketing, zoals advertenties, een nieuwe website of beurzen;
- een reservering voor belastingen en onverwachte uitgaven.
Neem ook je eigen inkomen mee. Als eigenaar van een eenmanszaak heb je geen salaris, maar je moet wel leven van wat je opneemt. Een begroting die alleen klopt omdat jij niets verdient, is geen gezonde begroting. Check voor de belastingen die je moet reserveren de actuele informatie bij de Belastingdienst.
Hoe vertaal je de jaarbegroting naar een planning per maand?
Een jaartotaal zegt weinig over of je in een bepaalde maand genoeg geld op de rekening hebt. Verdeel je begroting daarom over de twaalf maanden. Houd daarbij rekening met seizoenen, met vakantieperiodes waarin je minder omzet maakt en met momenten waarop grote uitgaven vallen, zoals een jaarpremie of een geplande investering.
Zo zie je vooraf welke maanden krap kunnen worden. Wil je een investering doen die je niet uit eigen middelen kunt betalen, kijk dan op tijd naar financieringsmogelijkheden en regelingen. Bij RVO vind je een overzicht van subsidies en regelingen voor ondernemers.
Hoe gebruik je de begroting gedurende het jaar?
Een begroting die in een la verdwijnt, heeft weinig waarde. Vergelijk elke maand of elk kwartaal je werkelijke cijfers met wat je had begroot. Dat noem je een budgetvergelijking. Grote afwijkingen zijn geen reden tot paniek, maar wel een signaal om uit te zoeken wat er aan de hand is.
Ligt de omzet structureel lager, dan kun je op tijd kosten uitstellen of extra inzetten op verkoop. Loopt het juist beter, dan kun je investeringen naar voren halen. Stel je begroting halverwege het jaar eventueel bij. Zo blijft het een levend stuurmiddel in plaats van een eenmalige rekenoefening.
