Staat er op een factuur van €1.200 per ongeluk 9 procent btw terwijl het 21 procent had moeten zijn, dan corrigeer je dat met een creditnota die de oorspronkelijke factuur volledig opheft, gevolgd door een nieuwe, juiste factuur. Het btw-verschil is hier €144: €252 bij 21 procent tegenover €108 bij 9 procent. Dat bedrag moet je alsnog afdragen en je klant moet het alsnog betalen.
Wat gaat er mis bij een verkeerd btw-tarief?
Je hebt een opdracht gefactureerd voor €1.200 exclusief btw, en op de factuur staat €108 btw, in plaats van de verschuldigde €252. De klant betaalt dus €1.308 in plaats van €1.452. Voor jou is dat vervelend, want de Belastingdienst kijkt naar het tarief dat op de dienst of het product van toepassing is, niet naar wat jij op de factuur zette. Je blijft dus €252 verschuldigd, terwijl je maar €108 hebt ontvangen.
Ook als je te veel btw hebt berekend, moet je dit herstellen. De btw die je op een factuur vermeldt, ben je namelijk in principe verschuldigd, ook als dat bedrag onterecht is. Een foutieve factuur laten staan is dus nooit een goed idee.
Stap voor stap corrigeren met een creditnota
- Maak een creditnota aan voor het volledige bedrag van de oorspronkelijke factuur: €1.200 exclusief btw, €108 btw, totaal €1.308, met een min-teken.
- Verwijs op de creditnota naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur, en geef een korte reden.
- Maak daarna een nieuwe factuur met een nieuw nummer: €1.200 exclusief btw, €252 btw, totaal €1.452.
- Stuur beide documenten naar je klant en vraag om het resterende bedrag van €144 te betalen als de eerste factuur al is voldaan.
- Verwerk beide documenten in je boekhouding en in de btw-aangifte van het tijdvak waarin je ze uitgeeft.
Een creditnota of een correctiefactuur?
In de praktijk gebruik je beide termen door elkaar, maar ze zijn niet identiek. Een creditnota heft een factuur geheel of gedeeltelijk op. Een correctiefactuur is een factuur die de eerdere factuur vervangt of aanpast. Je kunt in plaats van een volledige creditnota ook een correctie maken die alleen het verschil van €144 factureert. Dat werkt als de klant akkoord is en de oorspronkelijke factuur al is betaald. Wil je het administratief eenvoudig houden, dan is de volledige creditnota met een nieuwe factuur het schoonst, omdat je dan geen losse correcties hoeft te volgen.
Wat betekent dit voor je btw-aangifte?
De creditnota en de nieuwe factuur komen in het tijdvak van de datum waarop je ze maakt. In dat tijdvak boek je dus eerst een negatieve omzet van €1.200 met €108 btw terug, en daarna weer €1.200 met €252 btw. Per saldo betaal je €144 meer aan btw dan je al had aangegeven. Heb je de verkeerde factuur in een eerder tijdvak aangegeven, dan kan dat worden gecorrigeerd via een suppletieaangifte als het om een groter bedrag gaat. Voor kleine verschillen onder een bepaalde grens mag je de correctie verwerken in de eerstvolgende aangifte. Overleg bij twijfel met je boekhouder.
Zo voorkom je dit de volgende keer
Stel het btw-tarief vast per product of dienst in je boekhoudpakket, zodat het niet bij elke factuur handmatig wordt ingevuld. Controleer bij nieuwe soorten opdrachten of het verlaagde tarief van 9 procent echt geldt, want dat is slechts voor een beperkte lijst met producten en diensten van toepassing. Neem in je factuursjabloon altijd een veld op waarin het tarief zichtbaar is, en laat je boekhoudsoftware waarschuwen bij afwijkende tarieven. Zo is een fout van €144 meteen te zien voordat de factuur de deur uitgaat.
