Een voorschotfactuur vraagt vooraf een deel van het bedrag, een eindfactuur sluit het project af met het totaalbedrag minus alles wat de klant al heeft betaald. Bij een project van €8.000 exclusief btw met 30 procent voorschot stuur je dus eerst een factuur van €2.904 inclusief btw en daarna een eindfactuur waarop nog €6.776 openstaat.
Wat is een voorschotfactuur?
Een voorschotfactuur, ook wel aanbetalingsfactuur of termijnfactuur genoemd, stuur je voordat het werk klaar is. Je vraagt de klant om een deel van de totaalprijs alvast te betalen, bijvoorbeeld bij de start van het project. Dat geeft jou zekerheid dat de klant serieus is en helpt bij het financieren van de kosten die je vooraf moet maken.
Op een voorschotfactuur staat wat het voorschot dekt, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal. Ook over een voorschot is namelijk btw verschuldigd. Je rekent dus 21 procent btw over het voorschotbedrag en draagt die af, zodra de klant betaalt of zodra je de factuur verstuurt, afhankelijk van wat eerder komt.
Wat is een eindfactuur?
De eindfactuur is de factuur waarmee je het project afsluit. Daarop staat het volledige bedrag van de opdracht, de totale btw en daaronder de eerder verstuurde voorschotfacturen die je aftrekt. Het restant is wat de klant nog moet betalen. Zo ziet de klant in één oogopslag wat het project in totaal kost, wat al is betaald en wat er nog openstaat.
De rekensom bij €8.000
Stel, je spreekt een project af van €8.000 exclusief btw. Je vraagt 30 procent voorschot:
- Voorschotfactuur: 30 procent van €8.000 is €2.400, plus 21 procent btw (€504). De klant betaalt €2.904.
- Eindfactuur: opdracht €8.000, btw €1.680, totaal €9.680. Daarvan trek je het voorschot van €2.904 af.
- Nog te betalen: €9.680 min €2.904 is €6.776.
Let op dat de btw op de eindfactuur over het hele bedrag wordt berekend (€1.680), terwijl de btw over het voorschot (€504) al eerder is afgedragen. Je aangifte klopt daardoor uiteindelijk met de totale €1.680 aan btw.
Wat zet je op de eindfactuur?
Zorg dat alle gegevens helder zijn, zodat de klant en je boekhouder niets hoeven te raden. Neem in elk geval op:
- een uniek factuurnummer en de factuurdatum;
- een verwijzing naar de voorschotfactuur of voorschotfacturen, met nummer en bedrag;
- het totaalbedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal;
- het bedrag dat al is voldaan en het restant;
- een betalingstermijn, bijvoorbeeld 14 dagen.
Wanneer kies je voor een voorschot?
Een voorschot is handig bij projecten met materiaalkosten, bij nieuwe klanten of bij werk dat meerdere weken duurt. Bij kleine klussen onder de €500 is het vaak niet nodig. Spreek het voorschot in je offerte of opdrachtbevestiging af, inclusief het percentage en het moment waarop je het factureert. Zo voorkom je discussie achteraf over waarom je iets vooraf vraagt.
Veelgemaakte fouten
De meest voorkomende fout is dat de eindfactuur het voorschot vergeet of dat de btw dubbel wordt berekend. Een andere fout is dat het voorschot als een apart bedrag buiten de administratie blijft, waardoor je omzet en btw niet kloppen. Boek een voorschotfactuur daarom net als elke andere verkoopfactuur en koppel hem aan de eindfactuur. Twijfel je over de verwerking, laat dan je boekhouder of accountant meekijken.
Zo houd je overzicht
Gebruik in je boekhoudpakket het projectnummer op alle facturen van hetzelfde project. Dan zie je meteen welke facturen bij elkaar horen en kloppen de totalen. Controleer vóór het versturen van de eindfactuur of het restantbedrag klopt met je eigen berekening, zoals de €6.776 in dit voorbeeld.
