Op een factuur van €2.500 aan een Duitse zakelijke klant zet je zowel je eigen btw-nummer als het Duitse btw-identificatienummer van je klant, het totaalbedrag van €2.500 zonder btw en de vermelding "btw verlegd". Je rekent dus geen 21 procent btw, die zou €525 zijn geweest, maar de btw wordt in Duitsland door je klant zelf aangegeven. Daarnaast gelden de gewone factuureisen, zoals een uniek factuurnummer en een duidelijke omschrijving van je dienst.
De verplichte gegevens op een rij
Een factuur voor een zakelijke klant in een ander EU-land bevat minimaal de volgende gegevens:
- Je naam, adres en btw-identificatienummer (beginnend met NL).
- De naam, het adres en het btw-identificatienummer van je klant (beginnend met DE, gevolgd door 9 cijfers).
- Een uniek, doorlopend factuurnummer en de factuurdatum.
- De datum waarop je de dienst hebt geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Een omschrijving van je dienst en het bedrag exclusief btw.
- Het btw-tarief of de vermelding van de verlegging, in dit geval "btw verlegd".
Veel ondernemers voegen de Engelse tekst "VAT reverse charge" toe, zodat de boekhouder van je Duitse klant meteen ziet wat er bedoeld wordt. Dat is verstandig, maar de Nederlandse vermelding is wat de Belastingdienst wil zien.
Waarom geen btw?
Voor diensten aan een zakelijke klant in een ander EU-land geldt in de regel dat de dienst belast is in het land van de klant. Je factuur van €2.500 blijft dan €2.500, zonder 21 procent erbovenop. De Duitse klant geeft de btw in zijn eigen aangifte aan en kan die meestal ook weer aftrekken. Dat geldt alleen als je klant echt een ondernemer is met een geldig btw-nummer. Controleer dat nummer voor je factureert in het VIES-systeem van de Europese Commissie. Een ongeldig nummer maakt je factuur riskant.
Verkoop je aan een Duitse particulier, dan gelden andere regels en reken je vaak gewoon Nederlandse btw. Dit artikel gaat dus alleen over zakelijke klanten.
Wanneer moet de factuur klaar zijn?
Voor intracommunautaire diensten moet je de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand waarin je de dienst hebt geleverd versturen. Lever je een dienst op 20 oktober, dan moet de factuur uiterlijk 15 november verstuurd zijn. Wie te laat factureert, riskeert een boete.
Vergeet de ICP-opgaaf niet
Naast de factuur moet je de omzet aan je Duitse klant ook melden in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP). Die dien je per kwartaal in, met dezelfde termijn als je btw-aangifte, dus uiterlijk de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal. Een factuur van €2.500 in het vierde kwartaal meld je daarom uiterlijk eind januari. Vergeten kost je al snel een boete.
Zo houd je het eenvoudig
Maak een vaste factuursjabloon voor buitenlandse zakelijke klanten, met het veld voor het btw-nummer en de tekst "btw verlegd" al ingevuld. Controleer elk nieuw btw-nummer in VIES en bewaar een schermafbeelding van het resultaat. Zo kun je bij een controle aantonen dat je het nummer hebt gecontroleerd en voorkom je discussie.
