Sneller betaald krijgen begint niet bij de herinnering, maar al voordat je de opdracht aanneemt. Met duidelijke afspraken vooraf, een correcte factuur die direct na levering de deur uit gaat en een vast stappenplan voor als een klant niet op tijd betaalt, verkort je de tijd tussen werk leveren en geld ontvangen flink. Debiteurenbeheer is dus geen klusje voor als het misgaat, maar een vast proces in je bedrijf. Hieronder lees je hoe je dat proces inricht.
Waarom is goed debiteurenbeheer zo belangrijk voor je bedrijf?
Omzet op papier is nog geen geld op je rekening. Zolang een klant niet heeft betaald, financier jij in feite zijn aankoop. Ondertussen moet jij je eigen leveranciers, huur, belasting en eventueel personeel wel gewoon betalen. Openstaande facturen zetten daardoor direct druk op je liquiditeit.
Bovendien geldt: hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het geld nog volledig ontvangt. Een klant die na een paar weken nog niet heeft betaald, heeft vaak een reden. Soms is dat slordigheid, soms een geschil over het geleverde werk en soms een financieel probleem. Hoe eerder je dat ontdekt, hoe meer mogelijkheden je hebt om het op te lossen.
Juist voor kleine bedrijven kan één grote klant die laat betaalt al tot krappe weken leiden. Goed debiteurenbeheer zorgt voor voorspelbare inkomsten, minder tijd aan nabellen en minder kans dat je uiteindelijk een vordering helemaal moet afschrijven.
Welke afspraken maak je voordat je aan een klus begint?
Het meeste winst behaal je aan de voorkant. Leg in je offerte of algemene voorwaarden vast wanneer en hoe er betaald moet worden. Denk aan:
- een duidelijke betaaltermijn die je ook echt hanteert;
- een aanbetaling of vooruitbetaling bij grotere opdrachten;
- betaling in termijnen bij projecten die langer lopen;
- wat er gebeurt als de klant niet op tijd betaalt.
Zorg dat de klant je algemene voorwaarden vooraf ontvangt en accepteert, anders kun je er later lastig een beroep op doen. Werk je met nieuwe zakelijke klanten met grote bedragen, dan is het slim om eerst hun gegevens te controleren in het Handelsregister van de KVK. Zo weet je met wie je zaken doet en of het bedrijf actief is ingeschreven.
Hoe zorg je dat je factuur direct betaald kan worden?
Een factuur met fouten is een makkelijke reden om betaling uit te stellen. Controleer daarom of alle verplichte gegevens erop staan, zoals je KVK nummer, btw-id, factuurnummer, datum en een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd. Op de site van de Belastingdienst vind je welke gegevens een factuur moet bevatten.
Verder helpt het om:
- direct na levering te factureren, niet aan het eind van de maand;
- het referentienummer of inkoopnummer van de klant te vermelden;
- de factuur naar het juiste adres te sturen, vaak een aparte crediteurenadministratie;
- een betaallink of QR code toe te voegen, zodat betalen een kwestie van seconden is.
Hoe minder de klant hoeft uit te zoeken, hoe kleiner de kans dat je factuur onderop de stapel belandt.
Wat doe je als een klant niet op tijd betaalt?
Werk met een vast stappenplan, zodat je niet per klant hoeft te twijfelen. Een praktische volgorde is:
- kort na de vervaldatum een vriendelijke betalingsherinnering;
- bij uitblijven van betaling een tweede herinnering, met de factuur opnieuw als bijlage;
- telefonisch contact, om te horen wat er speelt;
- een aanmaning met een laatste termijn en de gevolgen als betaling uitblijft.
Het telefoontje wordt vaak overgeslagen, maar levert veel op. Soms blijkt de factuur kwijt of zit er een fout in. Soms heeft de klant tijdelijk geldproblemen en kun je samen een betalingsregeling afspreken. Dat is vaak beter dan een slepende kwestie. Voor zakelijke klanten gelden andere regels dan voor consumenten, bijvoorbeeld rond rente en incassokosten. Kijk op Ondernemersplein wat er voor jouw situatie geldt voordat je kosten in rekening brengt.
Wanneer schakel je een incassobureau of deurwaarder in?
Heeft je eigen aanpak geen resultaat, dan kun je de vordering uit handen geven. Een incassobureau probeert de vordering buiten de rechter om te innen. Komt het daarna toch tot een rechtszaak, dan kan een gerechtsdeurwaarder het vonnis ten uitvoer leggen. Informatie over procedures bij de rechter vind je op Rechtspraak.nl.
Weeg wel af of de kosten en tijd in verhouding staan tot het bedrag. Vraag vooraf aan het incassobureau welke kosten jij draagt als de klant niet betaalt. En bedenk wat je wilt met de klantrelatie: soms is een vaste klant met een tijdelijk probleem meer waard dan een snelle stap naar incasso.
Hoe houd je je openstaande posten dagelijks onder controle?
Debiteurenbeheer werkt alleen als je er structureel tijd voor maakt. Plan bijvoorbeeld één vast moment per week waarop je de openstaande facturen doorloopt. De meeste boekhoudpakketten tonen een ouderdomsanalyse: een overzicht van facturen per periode dat ze openstaan. Daarmee zie je in één oogopslag waar je actie moet ondernemen.
Let daarbij ook op patronen. Betaalt een klant structureel laat, pas dan je voorwaarden voor die klant aan, bijvoorbeeld met vooruitbetaling. Veel boekhoudsoftware kan herinneringen ook automatisch versturen. Dat scheelt tijd en zorgt dat je geen stap vergeet, terwijl jij je kunt richten op de gevallen die echt persoonlijke aandacht nodig hebben.
